Del desafío a la consolidación: La evolución de un club

Desde el 2007 hasta el 2019 tuve el privilegio de vestir la camiseta de Carneros Andes Rugby Football Club, un equipo que se convirtió en mi segunda familia. Lo que comenzó para mí como un espacio para jugar y compartir con amigos, terminó siendo también un escenario de aprendizaje y transformación personal. A partir del 2015 pasé de ser únicamente jugador a involucrarme en la parte directiva del Club, asumiendo responsabilidades que iban mucho más allá de la cancha: pensar en la sostenibilidad, en la organización interna y, sobre todo, en cómo construir un proyecto deportivo con futuro.

Este artículo nace precisamente de esa experiencia. Quiero contar cómo, desde adentro, enfrentamos los retos más difíciles que amenazaban con frenar nuestro crecimiento, y cómo con creatividad, compromiso y trabajo en equipo logramos transformar un club que apenas sobrevivía en un verdadero espacio de comunidad y desarrollo.

Para finales del 2015, Carneros no llegaba ni a los 20 jugadores en entrenamiento repartidos entre sus dos divisiones, masculino 15’s (equipo de 23 jugadores) y femenino 7’s (equipo de 12 jugadores). Entrenábamos en el Parque Público Autopista Norte, más conocido por muchos como el Parque de la Armada, este parque era usado por todos los perros del barrio, por ende estaba lleno de huecos y popó y para completar la iluminación era muy deficiente, solo en las esquinas de la cancha, pero era donde entrenábamos. El panorama era desalentador: pocos recursos, ausencia de estructura organizativa fuerte y, sobre todo, la pregunta que rondaba en mi cabeza y la de mis compañeros una y otra vez: ¿cómo hacemos para crecer?

Teníamos sueños grandes, pero la realidad era dura. El dinero no era mucho, nos alcanzaba para lo básico, implementos y cosas que se necesitaran, pensar en mandar a hacer un set nuevo de uniformes de juego era un reto y los recursos parecían no alcanzar para nada. Más que un club, éramos un grupo de amigos intentando sobrevivir en un deporte que pocos entendían y aún menos apoyaban.

En ese entonces, los retos eran enormes y parecían imposibles de superar:

• No conseguíamos escenarios deportivos: en Bogotá, casi nadie quería alquilarle sus canchas de césped natural al rugby, decían  que las íbamos a dañar. Eso nos obligaba a entrenar en parques públicos sin condiciones dignas.

• El recaudo era bajo: la mensualidad apenas alcanzaba para cubrir lo básico y muchos jugadores no la pagaban con regularidad, porque la pregunta que se hacía era clara: ¿para qué pago una mensualidad, si entrenamos en un parque público, no se compran implementos, ni se paga entrenadores?

• Llegaban pocos jugadores nuevos: el voz a voz no era suficiente para atraer gente. El club se mantenía con los mismos de siempre, sin tener un crecimiento significativo y los nuevos que llegaban muy pocos se quedaban.

• Falta de estructura administrativa: aunque Carneros existía desde 1998, en 2015 todavía funcionaba más como un grupo de amigos que como una organización deportiva. No había una división clara de responsabilidades: el presidente era también entrenador, tesorero y, en ocasiones, hasta delegado en torneos. Lo mismo pasaba con otros cargos: una sola persona terminaba acumulando varias funciones. Esto limitaba el crecimiento y hacía que muchas decisiones fueran reactivas y no parte de un plan a largo plazo.

Estas limitaciones afectaban directamente la motivación de los jugadores. El riesgo de que el Club se estancara o incluso desapareciera estaba siempre presente.

El punto de quiebre llegó en febrero de 2016. Tuvimos la oportunidad de alquilar una cancha de fútbol iluminada, con césped, parqueaderos, camerinos y hasta tienda: un sueño hecho realidad, la sede norte de la Universidad ECCI, Campus 170, se volvía nuestro nuevo hogar. Sin embargo, había un pequeño detalle. El alquiler costaba, si no estoy mal, alrededor de $200.000 por bloque, lo que significaba un mínimo de $1.600.000 al mes. Con una mensualidad de $50.000, necesitábamos al menos 32 jugadores pagando puntualmente solo para cubrir la cancha. Olvídense de implementos o gastos adicionales.

Para ese momento lo único seguro era que teníamos en caja el dinero del primer mes. Hablé con Pablo Lemoine, el presidente del Club y mi compañero de batallas ese tiempo. Pablo fue claro:

"Pague lo que queda de este mes y después miramos cómo pagamos el siguiente. Esta oportunidad no la podemos perder"

Las cosas comenzaron a cambiar desde el primer día en la nueva cancha. Esa noche llegaron 67 personas, un salto enorme frente a los 15 que solíamos reunirnos. Con esa asistencia no solo aseguramos el pago del arriendo, sino que también recuperamos la motivación colectiva. La gente volvió con ganas, el recaudo de mensualidades aumentó y, lo más importante, por fin entrenábamos en un espacio digno, sin huecos ni popó de perro.

Ese momento nos dejó una enseñanza clara: invertir en calidad y dignidad genera compromiso, y ese compromiso abre el camino al crecimiento.

Claro, ahora teníamos un “problema bonito”, como solía decir Pablo: llenar la cancha. Cuantos más jugadores tuviéramos, más se reduciría el costo fijo por persona. Es lo que se conoce como economía de escala: mientras más grande sea la base de inscritos, más barato resulta entrenar para cada uno, y con la misma mensualidad por jugador, podríamos destinar recursos a otros aspectos del Club.

A partir de ahí, comenzamos a poner en marcha cinco estrategias concretas:

• El uso de pautas pagas en Facebook

La primera vez que pautamos fue el 5 de julio de ese mismo año. Invertimos alrededor de $50.000 en una imagen. No sabía mucho del tema, pero el formato de Facebook resultó muy intuitivo y fácil de manejar. Pronto la gente empezó a dar “like”, comentar y enviar mensajes. Yo me dediqué a responder cada interacción y, además, escribía directamente a todas las personas que le daban “me gusta” a la publicación. Les enviaba un mensaje privado como este:

“¿Qué tal, cómo está? Me presento: soy entrenador del Club de Rugby Carneros Andes RFC en Bogotá. Vi que le dio like a una de nuestras publicaciones y quería contarle que estamos recibiendo jugadores nuevos. Lo invito a que se anime a conocer el deporte, el equipo y los entrenamientos. ¡Cualquier cosa me escribe!”

No recuerdo cuántos mensajes llegué a enviar, ni cuántas veces Facebook me bloqueó la cuenta por infringir sus reglas. Se consideraba spam mandar tantos mensajes seguidos. Pero lo cierto es que, apenas una semana después, ya teníamos nuestro primer grupo de nuevos jugadores.

• Creación de la división de nuevos

Los entrenamientos para los recién llegados eran mixtos y duraban dos meses, separados de las demás categorías. La razón era clara: por experiencia previa sabía que, cuando un jugador nuevo se integraba de inmediato a un grupo con personas que ya sabían jugar, solía pasar un mal rato. Se sentía perdido, no recibía la atención suficiente para aprender y, al final, terminaba abandonando.

Con esta división logramos algo distinto. Durante ese tiempo aparte, los nuevos no solo aprendían los fundamentos técnicos —cómo pasar, encarar duelos, tacklear y formar un ruck—, sino que también se impregnaban de la cultura del Club. Así, cuando llegaba el momento de unirse a sus respectivas categorías, ya contaban con nociones básicas del juego y podían integrarse sin sentirse fuera de lugar ni interrumpir el ritmo de los entrenamientos de los más experimentados.

• Creación de comunidad

El crecimiento del Club no se limitó al entrenamiento o a los partidos. También entendimos que era necesario crear espacios para compartir fuera de la cancha, donde los jugadores pudieran conocerse mejor y fortalecer lazos. Así nacieron actividades como el “Jueves de cerveza”, en la bodega del BBC cerca de la ECCI; el “Domingo de pizza y tocata”; o las clásicas noches de choripanes con cerveza, entre muchos otros encuentros que se fueron sumando con el tiempo.camada se quedaban al menos 3 o 4, lo cual fortalecía la base de jugadores activos.

La finalidad era clara: generar hermandad entre los jugadores, tanto los nuevos como los antiguos. Porque sin camaradería no hay razones para aguantar entrenos bajo la lluvia, de noche y con frío; ni para ir tres veces a la semana al gimnasio antes o después del trabajo. Mucho menos para entregar los sábados completos al Club y dejar de lado otras cosas.

• Creación de la categoría máster

Esta categoría nació con dos propósitos muy claros. El primero, ofrecer un espacio social para aquellas personas que en algún momento fueron parte del club, pero que con el tiempo vieron cómo sus prioridades cambiaban —ahora con familia y menos tiempo libre—. El segundo, generar una nueva fuente de recursos: la mayoría de estos jugadores ya cuentan con estabilidad económica y mayores facilidades para aportar la cuota administrativa, lo que se convierte en un apoyo fundamental para el crecimiento del Club.

Con esta visión, empecé a gestionar la categoría +35, nuestra división de “máster” o “veteranos”. En un inicio, los partidos se organizaron contra los DinoTauros, el equipo sénior de Minotauros RC, otro club histórico de Bogotá. El primer encuentro se jugó en junio de 2016, y desde entonces se estableció la costumbre de disputar dos partidos al año: uno de local para cada equipo, cerrando siempre con el tradicional tercer tiempo como anfitriones.

Además, surgió otro clásico interno: la Copa +35 vs -35 (que originalmente comenzó como +30 vs -30 hasta que se consolidó la edad de 35). Era un partido especial entre Carneros, enfrentando a los jugadores retirados frente a los activos. Esta tradición empezó en diciembre de 2016 y se fijó cada año para el primer sábado de diciembre, convirtiéndose en una celebración que mezclaba rugby, reencuentros y camaradería.

• Merchandising del Club

Otro aspecto clave fue la creación de nuestra propia línea de merchandising, una forma efectiva de generar recursos adicionales para el Club. La idea era montar nuestra propia tienda, ofreciendo productos que no solo fueran útiles, sino que además representaran nuestra identidad.

Había prendas básicas que siempre se iban a necesitar, como la pantaloneta negra y las medias oficiales (una amarilla y la otra negra). A estas se sumaban productos de temporada: camisetas de entrenamiento, balones, polos, sacos, gorras, bufandas y cualquier otra prenda o accesorio que pudiera identificarnos y que los jugadores y seguidores quisieran tener como símbolo del Club.

El modelo de gestión se dividía en dos:

• Productos directos del Club: se producían y vendían directamente, quedándonos con toda la utilidad.

• Productos de terceros con marca Carneros: jugadores o allegados podían crear artículos usando la marca del Club, y sobre el precio de venta un 10% iba para el Club.

Ambos esquemas tenían ventajas y desventajas, pero al final lo más importante era que los dos generaban recursos para el crecimiento del Club y fortalecían el sentido de pertenencia.

• Una estructura más robusta

El Club necesita contar con una estructura administrativa y organizacional que, a largo plazo, se pueda profesionalizar. Esto es fundamental para generar dolientes reales, personas comprometidas con el Club más allá del voluntariado. Uno de los grandes problemas de trabajar solo con voluntarios es que, aunque tienen la mejor intención de ayudar, el Club rara vez es su prioridad: si surge algo más importante, las tareas pueden quedar abandonadas.

Para superar este reto, identificamos tres puntos clave:

1. Base de datos de jugadores: Era necesario construir un registro completo que incluyera información personal, contactos de emergencia y, de ser posible, la ocupación o actividad de cada jugador. Esto no solo era útil para la gestión interna, sino también para generar oportunidades de networking dentro del Club. Para esto usamos un formulario en Drive, con preguntas diseñadas para recolectar información relevante y práctica.

2. Documentación legal actualizada: Mantener al día los documentos legales era vital para tener voz y voto en la Liga y en las asambleas. Entre ellos se encontraban los estatutos, el reconocimiento deportivo, la personería jurídica y el registro oficial de miembros. En un inicio, el Club tenía vencido el reconocimiento deportivo, lo que nos obligó a renovarlo. Luego avanzamos con la personería jurídica, que nos permitió recibir donaciones y abrir una cuenta bancaria a nombre del Club. Este proceso fue largo y complejo: implicó actualizar estatutos, formalizar el registro de jugadores y poner toda la documentación en orden.

3. Organización interna de roles: Finalmente, era necesario definir responsabilidades claras dentro del Club. Entrenadores, tesorero, encargado de redes, intendente, responsable de eventos y cualquier otro rol relevante. Esto aseguraba que cada área tuviera un responsable directo y que el funcionamiento del Club no dependiera solo de la buena voluntad ocasional.

En conclusión, fortalecer la estructura administrativa fue —y sigue siendo— un paso esencial para consolidar al Club y garantizar su sostenibilidad a futuro.

Con estas acciones pasamos de ser 20 jugadores a superar los 120 en siete categorías diferentes: dos equipos masculinos de 15s, dos femeninos de 7s, un juvenil M18, un infantil M11 y la categoría de veteranos +35.

El club dejó de ser solo un espacio para entrenar: se convirtió en una comunidad. Se fortaleció el sentido de pertenencia, llegaron más recursos y, sobre todo, descubrimos que la clave no estaba solo en la cancha, sino en cómo construir familia alrededor del deporte.

Hoy, al mirar atrás, sé que el éxito de Carneros no se debió únicamente a entrenar fuerte o jugar más torneos. Lo que marcó la diferencia fue haber entendido que un club se construye con visión, organización y comunidad.

Si tuviera que resumir en puntos lo que aprendí, serían estos:

1. Apostar por la calidad de las instalaciones.
   
2. Crear una estrategia clara de reclutamiento y formación.
   
3. Fortalecer los lazos sociales dentro y fuera de la cancha.
   
4. Generar identidad a través de merchandising y símbolos comunes.
   
5. Profesionalizar la administración y definir roles claros.
   
6. Reconocer y apoyar a los voluntarios, porque su entrega desinteresada es el motor de cualquier club.
   

Ese fue nuestro camino para crecer. Pero estoy convencido de que otros clubes pueden incluso superar lo que nosotros logramos, siempre que trabajen con visión a largo plazo, compromiso y el deseo genuino de construir comunidad.

Porque al final, más allá de los números, lo que realmente queda es la certeza de haber transformado un sueño entre amigos en un proyecto sólido que inspira y sigue creciendo.